Microsoft Projektmanagement Fortbildung

Microsoft Project ist Bestandteil der bekannten Office-Familie

Microsoft ist der größte Softwarehersteller für Standardsoftware und im Marktsegment Projektmanagement

Als Microsoft sich 1995 erstmals dem Thema Projektmanagent zuwandte gab es die Firma schon 20 Jahre. Gleichwohl lernen viele Menschen, die faktisch schon jahrelang Projekte managen, lernen die Grundlagen des Projektmanagements in Verbindung mit Microsoft Project kennen.

Auch MS-Project verwendet Netzplantechnik, die mit dem Critical Path Algorithmus arbeitet. Allerdings sind die „Vorgänge“ in MS Project ein flexibler Begriff. Ein Vorgang kann ein einzelnes Arbeitspaket, eine Aufgabe aus einem Arbeitspaket, eine Zusammenfassung von Aufgaben oder auch ein eigenes Projekt abbilden. Der Projektstrukturplan kann über "Sammelvorgänge" abgebildet werden

Bei jedem Projekt muss das Dreieck Zeit, Kosten und Umfang in der Balance gehalten werden – Sie können nicht eine Seite des Dreiecks ändern, ohne dass sich zumindest Auswirkungen für eine weitere Seite ergeben. Eben diese Realität modelliert Microsoft Project mittels seiner Vorgangsarten. Die Aufgabe der Projektplaners besteht darin zu verhindern, dass das gesamte Dreieck auseinanderfällt.

Eine unvollständige Netzplanlogik ist der häufigste Grund, wenn Terminaussagen falsch sind oder die Termine sich bei der Planung und der Überwachung / Aktualisierung nicht dynamisch entwickeln. Zu wenig Abhängigkeiten (Anordnungsbeziehungen) und/oder zu viele Termineinschränkungen verhindern die eigentliche Stärke der Microsoft Planungssoftware, nämlich zunächst Termine vorauszusagen und die Einhaltung dieser Termine zu überwachen bzw. in der Lage zu sein, rechtzeitig Steuerungsmaßnahmen einzuleiten.

Funktionen

Projektumfang (Scope)

Das Projektdreieck wird auch als "eisernes Dreieck" oder – weniger poetisch – als die "dreifachen Einschränkungen" bezeichnet. Ganz gleich, wie Sie es nennen, es läuft auf dasselbe hinaus: Sie können nicht das Budget, die Planung oder den Umfang eines Projekts ändern, ohne dass sich hierdurch Auswirkungen für mindestens eine der anderen Seiten ergeben.

Zeitplan und Projektplan

Ein Projektplan ist mehr als ein Zeitplan, den können Sie auch mit Excel berechnen. Wenn Sie in MS-Project einen Zeit- (Termin-) Plan einrichten, dann können Sie den hier auf der Grundlage eines konkreten Kalenders entstandenen "Vorgängen" Ressourcen in Form von Sachmitteln oder Personal zuordnen. Project berechnet auf Basis von Kalender und Forgangsdauer die mit der Erledigung dieser Vorgänge verbundene Arbeit bzw. den Aufwand - macht also per Ressourcenzuweisung aus Vorgängen Arbeitspakete.

Wenn den Resourcen Kosten hinterlegt wurden, dann stehen auch diese zur Verfügung. Damit steht der Projektplan als Modell mit den verbundenen Dimensionen Zeit, Ressouren und Kosten für die weitere Modellierung des Projektes zur Verfügung.

Der Projektplan, das Modell, ist durch die Grundgleichung

Arbeit = Dauer x Ressourceneinsatz

definiert, die in Abhängigkeit von den Bedürfnissen des Projektes auch umgeformt werden kann. Sollte z.B. die Zeit im Projekt knapp werden, können wir auch die Dauer als Variable betrachten und die Grundgleichung nach ihr oder dem Ressourceneinsatz auflösen:

Dauer = Arbeit / Ressourceneinsatz

Ressourceneinsatz = Arbeit / Dauer

Diese "Leistungssteuerung" im Microsoft Projektplan über "Vorgangsarten" bedient, deren Namen die jeweiligen Konstanten der Projektgleichung benennen: "Feste Arbeit", "Feste Dauer" und "Feste Einheiten".

Microsoft Project

In der Standardversion bietet die grundlegenden Funktion für die Projektplanung im Unternehmen. Mit der Zeitachse behalten Sie alle Aufgaben, Meilensteine und Phasen im Blick. einfache, an Excel angelehnte, Bedienung mit übersichtlichen graphischen Menüs und Informationen. Ressourcenmanagement, Multiprojektähigkeit und Berichte fehlen.

Microsoft Project Professional

Microsoft Project Professional setzt auf der Standard Edition auf und erweitert die Funktionalität um Ressourcenverwaltung und Multprojektmanagement. Darüber hinaus werden der Standardversion zahlreiche mehr oder weniger gute Ideen der vergangenen Jahre vorenthalten.

MS Project Pro verfügt über ein exzellentes Berichtswesen mit grafischen Berichten und Dashboards die auch die Fähigkeiten von MS Excel und MS Visio nutzen - wenn diese ebenfalls installiert sind. Dann können Sie umfangreiche Berichte und Dashboards erstellen und anderen verfügbar machen.

In Verbindung mit SharePoint ergeben sich Möglichkeiten der Zusammenarbeit mehrerer Nutzer in einem oder mehreren Projekten. Wesentlich jedoch ist, dass nur MS Project Pro fähig ist in Verbindung mit MS Project Server unternehmensweites Projektmanagement (EPPM) aufzubauen.

Microsoft Project Pro + Server

Die volle Funktionalität erhalten Sie bei Verbindung der Project Professional Edition mit einem Project Server. Dann erfolgt die Speicherung Projektdaten nicht mehr in einer Datei, sondern viel mehr in einer Datenbank. Naheliegenderweise in einer MS-SQL Datenbank, was kein Nachteil sein muss, weil die Performanz von MS-SQL sich heute kaum noch von derjenigen der Mitbewerber (v.a. Oracle) unterscheidet.

Die Arbeit in der Datenbank bringt Sicherheit, erfordert aber auch ein Umdenken in der Bedienung, gegenüber der Arbeit mit den dateibasierten Versionen. Ab einer gewissen Anzahl von Vorgängen, Projekten und Nutzern ist der Einsatz einer Datenbank schon aus Gründen der Performanz unverzichtbar, in der dann auch die Rechte der einzelnen Nutzer an den Modulen des Programms wie an Teilen der Projekte viel genauer definiert werden können.

MS Project Pro kann dann mit dem MS-SQL Server als Client oder Terminalserver für disperse Nutzer installiert werden. Damit wird MS-Project auch zu einem strategischem Werkzeug im Unternehmen. Zu einem mit Portfolio-Management-System. Gleichzeitig können Teammitglieder ohne eigene MS-Project Lizenzen, Projektmanager und Portfoliomanager in ihren jeweiligen Rollen per Browser (Web Acces) aktiv auf das Unternehmens-Projekt-Management-System (EPM) zugreifen. Mit ihrem Outlook in Reichweite!

Mit Project Online haben Sie einen sehr einfachen und skalierbaren Zugriff auf die gesamte Funktionalität von Project Pro und Server, im Abonnement. Allerdings ist es nicht jedermanns Sache die Projektdaten fremden Cloudservern anzuvertrauen.

Besser sind die Firmendaten auf eigenen Servern, im eigenen Keller aufgehoben. Hierfür allerdings müssen komplexe Voraussetzungen erfüllt werden. Project Server benötigt für seine Funktion neben konfiguriertem Windows- und SQL-Server evtl. noch SharePoint, Web Access und .. Vieleicht sollten Sie sich beim Aufsetzen Ihres EPM unterstützung suchen?

Mars Rover, ein faszinierendes Großprojekt

„We have concluded that the rocks here were once soaked in liquid water. It changed their texture, and it changed their chemistry. We've been able to read the tell-tale clues the water left behind, giving us confidence in that conclusion.“
Dr. Steven Squyres, science team leader for the Mars Rover mission, at NASA headquarters news conference on 2 March 2004

Mit Microsoft Project können große Projekte ..

"Without Microsoft Project we would never have reached Mars“
Dr. Steve Squyres at Microsoft Project User Conference on 24 February 2016

.. auf übersichtliche Arbeitspakete herunter gebrochen werden

Im Januar 2004 landeten nach einer sieben Monate dauernden Reise zwei unbemannte Raumsonden auf dem Mars. Das Ziel der Mission der beiden Spirit and Opportunity genannten Raumsonden war, bzw. ist die geologische Exploration des Planeten - insbesondere die Suche nach Hinweisen auf Wasser. Obwohl die beiden mit Spezialkameras und Röntgenspektrometern ausgestatteten Fahrzeuge (Rover) für eine garantierte Lebensdauer von 90 Tagen ausgelegt waren, arbeitete "Spirit" fast sieben Erdjahre, bevor sie sich im April 2009 im Sand festfuhr und 2011 aufgegeben wurde. "Opportunity" hingegen arbeitet bis heute. Folglich kann die Doppelmission der Mars Exploration Rovers bereits jetzt, noch vor ihrem Abschluss, als in technischer und wissenschaftlicher Hinsicht außerordentlich erfolgreich gelten.

Im Januar 2004 landeten nach einer sieben Monate dauernden Reise zwei unbemannte Raumsonden auf dem Mars. Das Ziel der Mission der beiden Spirit and Opportunity genannten Raumsonden war, bzw. ist die geologische Exploration des Planeten - insbesondere die Suche nach Hinweisen auf Wasser. Obwohl die beiden mit Spezialkameras und Röntgenspektrometern ausgestatteten Fahrzeuge (Rover) für eine garantierte Lebensdauer von 90 Tagen ausgelegt waren, arbeitete "Spirit" fast sieben Erdjahre, bevor sie sich im April 2009 im Sand festfuhr und 2011 aufgegeben wurde. "Opportunity" hingegen arbeitet bis heute. Folglich k ann die Doppelmission der Mars Exploration Rovers bereits jetzt, noch vor ihrem Abschluss, als in technischer und wissenschaftlicher Hinsicht außerordentlich erfolgreich gelten.

Und ja, es geht weiter: Die Mission "Mars 2020" soll im Juli / September 2020 starten und wahlweise in einem ehemaligen Flussdelta oder in einem Gebiet mit alten hydrothermalen Quellen landen.

Terminmanagement

Als Ergebnis der Terminplanung liefert Microsoft Project auf Basis der definierten Vorgänge Termine. Möglich sind Endtermine (auf Basis des Starttermins) und Starttermine (auf Basis des Endtermins). Weitere Determinanten können sein: Stichtage, Termin- oder Ressourceneinschränkungen, Feiertage, Pufferzeiten. Darüber hinaus sind spezielle Terminberechnungen möglich:

späteste Lage („Wann muss spätestens gestartet werden?“)

Zeitreserven („Wie viel Puffer ist vorhanden?“)

Terminverschiebungen durch Verzögerungen ("Wie wirkt sich die Verzögerung eines Tasks auf den Gesamttermin aus und welche andere Tasks und Meilensteine verschieben sich wegen Abhängigkeit dadurch mit?")

Restplätze
Ggf. verbilligt - Bitte anfragen

Ressourcenmanagement

Neben dem Terminmanagement bietet MS Project auch den sehr umfangreichen Bereich „Ressourcenmanagement“. Hier wird einerseits der Blick auf die entstehenden Kosten eines Projektes geworfen und andererseits die Frage der Auslastung dargestellt. ‚Ressourcen‘ werden bei Microsoft Project eingeteilt in „Arbeit“, „Material“ oder „Kosten“. Die ‚Arbeits-Ressourcen‘ (= i. d. R. die Mitarbeiter im Projekt) ergeben durch die Zuordnung zu den entsprechenden Vorgängen den zu leistenden Aufwand (in Stunden) und damit die entstehenden Kosten. Mit ‚Material-Ressourcen‘ kann den einzelnen Vorgängen differenziert ihr jeweiliger Verbrauch zugewiesen werden. Mit ‚Kosten-Ressourcen‘ (z. B. Reisekosten) können den einzelnen Vorgängen Einzelkosten zugewiesen werden. Aus der gesamten Kombination sieht der Projektleiter welche Kosten zu welchem Zeitpunkt entstehen und zu welchem Zeitpunkt bei einzelnen Mitarbeitern (Ressourcen) Überlastungen vorhanden sind.

Probleme?

Microsoft Project ist ein komplexes Progamm zur Modellierung vielschichter zukünftiger Projektrealitäten.

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